تشمل إدارة المشتريات، العديد من العمليات المُعقدة، بدايةً من التوريد حتى التسوية، مثل تقييم الصفقات وشراء الأصناف والمنتجات والمواد الخام، أيضًا التكامل مع الحسابات الدائنة وإصدار الفواتير وتسجيلها في قيود محاسبية وغيرها.
لذا؛ فإن الشركات دائمًا ما تستعين بحلول تخطيط موارد المؤسسات ERP؛ للمُساهمة في إدارة هذا القسم بسهولة وسرعة وكفاءة؛ ما يُعزز الأداء المالي ويُحقق الأهداف ويزيد من المبيعات والأرباح.
ما هي إدارة المشتريات؟
إدارة المشتريات بالانجليزي هي (Procurement management)، وهي من أهم الإدارات بالمؤسسات المختلفة، حيث تتولى مهمة توفير الاحتياجات سواء مُنتجات أو مواد خام، عبر التخطيط والشراء والمُتابعة.
تسعى هذه الإدارة إلى توفير الكميات المطلوبة من مُستلزمات المؤسسات، في الوقت والمكان المُناسبين، من أفضل وأنسب الموردين، بالجودة المُناسبة مع الميزانية المُتاحة.
أهمية إدارة المشتريات
تنعكس أهمية Procurement management، في تحقيق العديد من الفوائد والمزايا للمؤسسات، على النحو التالي:
- تُساهم في تحقيق أهداف المؤسسة؛ من خلال توفير المُنتجات أو المواد الخام، التي تحتاج إليها لإتمام عملياتها.
- تعمل على توفير احتياجات الإدارات الأخرى، بأفضل جودة وسعر؛ ما يضمن عدم توقف سير العمل بالمؤسسات.
- تلعب دورًا هامًا في إيجاد بدائل جيدة للمُنتجات والمواد والموردين، في حال حدوث نقص في الكميات أو مشاكل مع البائعين.
- تختار بعناية أفضل الموردين المتواجدين في السوق، كما تدخل في مفاوضات مع الموردين؛ للحصول على أفضل سعر.
- تُحقق إدارة المُشتريات، الامتثال للقوانين والأنظمة في السعودية، مثل التشريعات الجمركية والضريبية، أيضًا ضمان الجودة.
- تقليل التكاليف وتجنب الهدر في المواد والمنتجات؛ ما يُساهم في تحسين الأداء المالي وتعزيز الأرباح.
أهداف إدارة المشتريات
تعمل Procurement management، على تحقيق العديد من أهداف المؤسسات، ومنها ما يلي:
- تهدف هذه الإدارة إلى ضمان توافر احتياجات المؤسسة في الوقت والمكان المُناسبين.
- بناء العلاقات الجيدة مع الموردين في السوق وتعزيزها؛ لضمان ولائهم للمؤسسة.
- تسعى إلى إتمام أفضل الصفقات، وشراء المواد والمُنتجات ذات الجودة العالية بتكلفة مناسبة.
- تعمل على ضمان قدرة المؤسسة على التنافسية في السوق، عبر توفير احتياجاتها أولًا بأول.
- تعزيز التعاون والتواصل والتنسيق مع الإدارات الأخرى؛ ما يصُب في مصلحة المؤسسة.
مهام إدارة المشتريات
يقع على عاتق قسم المشتريات في الشركات، القيام بالعديد من المهام والوظائف، على النحو التالي:
التخطيط
يُعد التخطيط من أهم مهام وظيفة المشتريات؛ لأنه يتم من خلاله وضع سياسة الشراء للمؤسسة على مدار فترة زمنية مُحددة.
التحليل
من المسؤوليات الهامة لهذه الإدارة، تحليل السوق وإجراء البحوث والدراسات؛ للتنبؤ بالأسعار وفترات النشاط والركود وغيرها.
المراجعة
من مهام إدارة المشتريات، مراجعة طلبات الأقسام الأخرى، والتأكد من دقتها وصحتها وعدم تجاوزها أو تعارضها مع أهداف المؤسسة.
الجدولة
من وظائف هذا القسم، تنظيم المشتريات وجدولتها؛ بهدف إتمام الصفقات في الوقت المناسب، وعدم تعرض المنتجات والمواد للتكدس في المخزون أو النقص.
التنسيق
يقع على عاتق إدارة المشتريات، التنسيق مع الإدارات الأخرى، مثل المخزون والمبيعات والحسابات؛ لتعزيز الأداء بشكل عام.
إدارة دورة المشتريات
بشكل متكامل، بدايةً من تحديد الاحتياجات والتواصل مع الموردين، حتى إصدار أمر الشراء واستلام الأصناف واعتمادها وتسجيلها.
إعداد التقارير
من مهام وظيفة المشتريات، تجهيز التقارير والتحليلات الدقيقة عن أداء الإدارة، وتقديمها إلى المسؤولين؛ لمُساعدتهم في اتخاذ القرارات المختلفة.
احصل الآن على برنامج مشتريات متكامل لإدارة كل ما يتعلق بمشتريات مؤسستك أو شركتك
خطوات عمل إدارة المشتريات
تعمل أقسام إدارة المشتريات، وفقًا لخطوات ومراحل مُحددة، على النحو التالي:
- دراسة عروض الأسعار: في البداية، يتم دراسة عدد كبير من عروض أسعار الموردين؛ لاختيار الأفضل والأنسب منها.
- التفاوض: يتم التواصل مع الموردين، والتفاوض معهم؛ للحصول على أفضل سعر، وإنهاء كافة الاتفاقيات الخاصة بالكميات والمواعيد.
- إصدار أمر الشراء: يُصدر مدير المُشتريات مستند أمر الشراء، شاملًا كافة معلومات وتفاصيل الصفقة، مثل المورد والشحن والدفع.
- استلام الشُحنة: يستلم موظفو المشتريات والمخازن، البضائع والمنتجات؛ للتأكد من صحة الكميات وجودة الأصناف وخلوها من المشاكل.
- إصدار الفواتير: يصدر الموظفون فواتير الشراء، ومن ثم يتم تسجيلها في قيود محاسبية، كما يتم مراجعة السجلات المتعلقة، للتأكد من صحتها.
مشاكل إدارة المشتريات
تواجه Procurement management العديد من التحديات والمشاكل، مثل ما يلي:
- تقلبات التكاليف: يُسبب زيادة الأسعار والتضخم وتغير سعر الصرف، في زيادة تكاليف الشراء والتأثير بالسلب على الميزانية المُحددة من قبل.
- احتكار الموردين: في بعض القطاعات، يوجد عدد محدود من الموردين، يحتكرون السوق؛ ما يُمثل تحديًا كبيرًا لإدارة المُشتريات في إنهاء عملها بفعالية وكفاءة.
- تعطل سير العمل: دائمًا ما تواجه إدارة المشتريات مشاكل تتعلق بتعطل العمليات؛ لعدة أسباب وعلى رأسها تأخر الموردين في تسليم المنتجات في الوقت المُحدد.
- عدم تنظيم الطلبات: يؤثر عدم تنظيم وترتيب طلبات الإدارات والأقسام، بالسلب على أداء قسم المشتريات، خاصةً في المؤسسات الكبيرة.
- التحكم في المشتريات: يواجه موظفو المشتريات، تحديات عديدة في عدم القدرة على التحكم في المعلومات الخاصة بالمنتجات، وعدم القدرة على الوصول لها في الوقت الفعلي.
- معايير الجودة: تعمل الإدارة على شراء المنتجات والمواد المتوافقة مع معايير الجودة؛ حتى لا تتعرض العقوبات والغرامات من قبل جهات الرقابة.
- صعوبة الامتثال للقوانين: يتطلب من الإدارة الامتثال للتشريعات والأنظمة في المملكة، مثل التشريعات الضريبية والجمركية والبيئية؛ ما يُمثل تحديًا كبيرًا لها.
حل مشاكل إدارة المشتريات
بالرغم من صعوبة التحديات والمشاكل، التي تواجه أقسام المشتريات، إلا أن يوجد حل جذري لها، يتمثل في الاستعانة بـ نظام erp.
ما يزيد من ضرورة الاستعانة بهذه الحلول، النسبة الكبيرة التي تتطلبها إدارة المشتريات في المؤسسات، والتي تتراوح من 40 إلى 60% من قيمة المبيعات.
لا تُساهم هذه الحلول التكنولوجية في حلول المشاكل فحسب، لكن أيضًا تعزيز أداء قسم المشتريات وتوفير النفقات والتكاليف وتحسين سير العمل والعمليات.
احصل الآن على برنامج erp كامل لإدارة المشتريات والمبيعات والحسابات والمخزون
برنامج مشتريات
عبارة عن حل تقني أو برمجي، يُساهم في إدارة قسم المشتريات وتعزيز كفاءته وأدائه، من خلال الاعتماد على مزايا الأتمتة أو الآلية، التي تقوم بالعديد من الأدوار وتجعل الموظفين يُركزون على المهام الأكثر أهمية.
أهمية برنامج مشتريات
تنبع أهمية برنامج مشتريات، من الفوائد والمزايا، التي توفرها للشركات في السعودية، على النحو التالي:
توفير الوقت والجهد
تسمح إدارة المُشتريات في برامج أنظمة تخطيط المُنشأة، بتوفير وقت وجهد الموظفين، وجعلهم يُركزون أكثر على المهام الهامة في عملية الشراء، من خلال أتمتة المهام الروتينية.
تحسين الكفاءة التشغيلية
تُساهم الوحدة في أتمتة العديد من المهام الروتينية في دورة المُشتريات، مثل إنشاء الطلبات والتنبيهات المختلفة؛ ما يضمن تعزيز الكفاءة التشغيلية وزيادة الإنتاجية.
تعزيز المرونة
عبر وحدة المُشتريات بنظام ERP، يُمكن تعديل خطط الشراء بسهولة ومرونة أكثر، وفقًا لـ التغيرات في الطلب والأسواق؛ ما يُساعد الشركات السعودية على الاستجابة للمتغيرات بسرعة.
خفض التكاليف التشغيلية
تلعب إدارة المشتريات في أنظمة ERP، دورًا هامًا في تقليل تكاليف التشغيل؛ بفضل تحسين إدارة الموردين والحصول على عروض أسعار مُناسبة، أيضًا التكامل مع وحدتي المخزون والمبيعات، فضلًا عن تقليل الأخطاء اليدوية والورقية بصورة كبيرة.
مركزية المعلومات
توفر الوحدة كافة البيانات والمعلومات عن دورة المُشتريات والموردين، في مكان واحد؛ وبالتالي سهولة الوصول إليها، من قبل المُستخدمين وفقًا لصلاحياتهم وعلى رأسهم المُديرين، أيضًا القدرة على الوصول إليها في الوقت الفعلي لها.
الامتثال لـ معايير الجودة
تضمن وحدة المُشتريات، الامتثال لمعايير الجودة في الإنتاج، من خلال شراء المواد الخام ذات الجودة العالية، أيضًا شراء المُنتجات المُميزة عبر إخضاعها لـ معايير الجودة قبل إتمام شرائها.
اتخاذ القرارات الصحيحة
تُتيح إدارة المشتريات في أنظمة ERP للمديرين، اتخاذ القرارات الاستراتيجية الهامة بشكل صحيح؛ بفضل التقارير التفصيلية والتحليلات الدقيقة عن كل ما يتعلق بالدورة، بدايةً من التخطيط حتى إصدار الفواتير.
مهام برنامج مشتريات
يدخل برنامج مشتريات، في إنهاء العديد من المهام والوظائف بشكل سريع ودقيق وأكثر فعالية، مثل ما يلي:
إدارة دورة المُشتريات
يسهم هذا البرنامج، في إدارة دورة المشتريات، بشكل شامل، بدايةً من تحديد الاحتياجات والطلبات والتواصل مع الموردين وتسلم البضائع والشحنات، حتى إصدار الفواتير وتسجيلها.
إدارة الموردين
يُتيح النظام تسجيل عدد لا نهائي من الموردين، بكافة معلوماتهم مثل الاسم والعنوان والسجل التجاري والمعاملات المالية معهم؛ ما يسهل استدعائهم وإرسال طلبات الأسعار إليهم.
أوامر الشراء
يوفر برنامج إدارة المشتريات، نموذج أمر شراء بصيغ وتصميمات مختلفة، كما يُمكن تصميمها بشكل مخصص بسهولة وسرعة، وفقًا لاحتياجات كل مؤسسة وصفقة على حدة.
إدارة العقود
يُشارك النظام في إنشاء نماذج عقود الشراء بشكل أسرع وأسهل وأدق، وتوثيق الاتفاقيات والصفقات مع الموردين بشكل صحيح، كما يضمن الامتثال للتشريعات والأنظمة.
الحسابات والمالية
يتم تحويل كافة أوامر الشراء والفواتير إلى قيود يومية بشكل مؤتمت؛ ما يضمن دقة الحسابات وعدم التلاعب فيها، كما يوفر البرنامج تقارير مالية شاملة.
الامتثال للقوانين
يتوافق نظام إدارة المشتريات مع القوانين والتشريعات الحكومية بالمملكة، خاصةً فيما يتعلق بالضرائب والجمارك، مثل هيئة الزكاة والضريبة والدخل.
التكامل مع برامج المخزون والمبيعات
يتكامل برنامج مشتريات مع الوحدات الأخرى في برنامج ERP، وفي مُقدمتها برنامج مبيعات وبرنامج إدارة المخزون والمستودعات؛ بهدف مُراقبة مستويات الأصناف في المخازن، وكميات بيع المنتجات، ومن ثم تجنب النقص أو التراكم في الأصناف سواءٌ في المستودعات أو نقاط البيع.
إنشاء طلبات الشراء
تُسهّل إدارة المشتريات في أنظمة ERP، عملية إنشاء طلبات الشراء، التي يتم إرسالها إلى الموردين، ومُقارنة عروض الأسعار، واختيار الأفضل منها.
قد يهمك: نظام إدارة المصانع والإنتاج
نظام ERP
يُعد نظام سلس لتخطيط موارد المؤسسة، واحد من أفضل برامج ERP في السعودية، التي توفر وحدة المشتريات لإدارة كل ما يتعلق بالشراء في المؤسسات.
تتكامل هذه الوحدة مع إدارات نظام ERP الأخرى، مثل الإنتاج والمخزون والمبيعات والحسابات والمالية وغيرها؛ ما يضمن إدارة كل ما هو ذا صلة بالمشتريات.
اطلب عرض سعر الآن
احصل الآن على برنامج مشتريات وموردين، التي يوفرها سلس لتخطيط موارد المؤسسات بتكلفة مناسبة مع جميع أنواع الشركات، وحسّن أداء مُشترياتك وعزّز مبيعاتك وزد أرباحك.
الأسئلة الشائعة
ما هي إدارة المشتريات؟
عبارة عن إدارة تتولى مهمة توفير الاحتياجات سواء مُنتجات أو مواد خام، عبر التخطيط والشراء والمُتابعة.
ما هي وظيفة إدارة المشتريات؟
تتمثل مسؤوليات إدارة المشتريات في إدارة الموردين ودورة الشراء وإصدار أوامر الشراء وغيرها.
ما هو نظام إدارة المشتريات؟
عبارة عن حل تقني أو برمجي، يُساهم في إدارة قسم المشتريات وتعزيز كفاءته وأدائه، من خلال الاعتماد على مزايا الأتمتة.
لا يوجد تعليق