يُتيح برنامج إدارة الاعتمادات المستندية (Approvals)، في نظام سلس، التحكم الكامل في الحركات والعمليات والطلبات التي تجري في مؤسستك؛ ما يُمكّنك من متابعة الإدارات بدقة وتقليل الأخطاء ومعالجة التأخيرات.
ويُغطي النظام كافة الوحدات مثل المُشتريات والمبيعات والمخازن والحسابات وشؤون الموظفين، كما تُناسب سير عمل كافة المجالات مع القدرة على تخصيصها بشكل لا نهائي بما يتوافق مع متطلباتك.
بالإضافة إلى تحديد صلاحيات كل مُستخدم فيما يتعلق بالموافقات مع أنظمة تنبيهات وإشعارات لـ حالات العمليات أو الطلبات، فضلًا عن تقارير دقيقة عن كل ما يتعلق بمراحل دورة الاعتمادات.
أهمية برنامج إدارة الاعتمادات المستندية لـ مؤسستك
يُساعدك نظام اعتمادات مستندية من سلس، على تبسيط عمليات مؤسستك وتقليل الأخطاء والتأخير في العمليات، أيضًا زيادة الكفاءة والمرونة وتعزيز الالتزام وتوفير وقت وجهد موظفيك وجعلهم يُركزون أكثر على المهام الرئيسية.
يُمكّنك برنامج إدارة الموافقات من مراقبة كافة العمليات والحركات مثل المُشتريات والمبيعات وطلبات الموظفين وغيرها، مع قدرتك على منع اتخاذ أي قرار دون الحصول على موافقتك.
دورة الموافقات أو الاعتمادات
يضمن لك نظام سلس عبر دورة الموافقات أو الاعتمادات، إدارة أسهل وأسرع وأكثر كفاءة لـ عمليات الموافقة في مؤسستك، شاملة لكافة الإدارات وشاشات النظام مثل المُشتريات والمصروفات والمبيعات والفواتير.
أيضًا أوامر الشراء والبيع وأذون صرف البضاعة من المخازن أو إضافتها وسندات الصرف والقبض، أيضًا العقود والإجازات وطلبات الموظفين والسُلف والترقيات والعلاوات والجزاءات وغيرها الكثير.
حيث تمر كافة العمليات أو الطلبات بمراحل مراجعة ومن ثم موافقة أو عدم موافقة من قبل المديرين المسؤولين أو مُستخدمين النظام وفقًا لصلاحياتهم، كما تخضع الطلبات أو العمليات إلى حالات مختلفة مثل (مسودة- تعديل- إنهاء- موافقة- رفض) وغيرها.
سير العمل (Workflow)
صُمم برنامج إدارة الاعتمادات المستندية في نظام سلس بشكل افتراضي يتناسب مع سير عمل كافة المجالات، مثل التجارية والصناعية والإستيراد والتصدير وغيرها؛ بهدف توجيه عمليات الموافقات من خلال خطوات مُحددة، وبالرُغم من ذلك فإن دورة الموافقات قابلة للتخصيص بشكل لا نهائي بما يتوافق مع مؤسستك ومتطلبات نظام عملك.
التحكم في المُستخدمين
أنشئ عدد لا نهائي من الحسابات للمُستخدمين على النظام، مع تحديد صلاحيات كل مُستخدم بما يتناسب مع احتياجاتك وأهدافك، والتحكم في وصوله إلى الشاشات في النظام.
تستطيع منح كل مُستخدم أدوار وصلاحيات مُحددة فيما يتعلق بـ دورة الموافقات، حيث يتم تحديد من يُمكنه طلب الموافقة ومن يستطيع الموافقة عليها مع إمكانية منح البعض صلاحيات موافقة أكبر من غيرهم، وفقًا للدور الوظيفي والهيكل التنظيمي لمؤسستك.
المتابعة الدقيقة في برنامج إدارة الاعتمادات المستندية
التنبيهات والإشعارات
يوفر برنامج إدارة الاعتمادات المستندية، تنبيهات وإشعارات لكافة المُستخدمين المعنيين بالعملية أو الطلب، سواء عند إنشائها أو تغير حالته مثل الموافقة أو التعديل أو الرفض وغيرها، حيث يُرسل النظام تنبيهات عبر جهاز الكمبيوتر أو إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو رسائل SMS القصيرة.
التكامل مع الإدارات الأخرى
خصائص وتخصيص
تأتي دورة الاعتمادات المستندية بشكل سهل الاستخدام؛ حتى يستطيع كافة الموظفين والمُستخدمين التعامل معها بسرعة ودون حدوث أي مشاكل، كما يُمكن تخصيصها عبر السحب والإفلات والنسخ واللصق بما يتوافق مع متطلبات المؤسسة، مع تحديد الصلاحيات بشكل صارم؛ ما يُساعد في أمان البيانات والإجراءات والموافقات.
التقارير في برنامج إدارة الاعتمادات المستندية
يُقدم النظام مجموعة متنوعة من التقارير حول دورة الموافقات، مثل (طلبات المسودة- طلبات قيد المراجعة- طلبات قيد التنفيذ- طلبات متوافق عليها- طلبات مرفوضة) وغيرها؛ ما يُساعدك في متابعة كافة الطلبات وحالاتها مع فهم أداء عمليات مؤسستك والعمل على تحسينه.