يُعد إشعار دائن ومدين من أهم المُستندات المالية، التي تستخدمها المؤسسات والشركات؛ للتعديل على فواتير المبيعات والمُشتريات الصادرة؛ لأسباب عديدة مثل المُترجعات أو تعديل الأسعار وغيرها.
إشعار دائن ومدين
يتشابه إشعار دائن ومدين في بعض العناصر، إلا أنهما يختلفان في العديد من العناصر الأخرى، في هذا المقال، نتناول كل ما يتعلق بهما والفرق بينهما.
إشعار دائن
إشعار الدائن “Credit Note” أو مرتجع المبيعات، عبارة عن مُستند أو وثيقة، يُصدره البائع للمُشتري، يُفيد بتقليل المبالغ المُستحقة على العميل في فواتير صادرة من قبل؛ لأسباب عديدة مثل تصحيح الأخطاء المُحاسبية أو إرجاع البضائع والمُنتجات.
تعكس الإشعارات الدائنة، بشفافية كبيرة، تخفيض الإيرادات للشركات، كما أن تأثيرها يظهر في تقارير الدخل الإجمالي؛ لذا تعتبر من أهم الوثائق المُستخدمة في إدارة المرتجعات المالية.
محتويات الإشعار الدائن
يشتمل إشعار دائن على مجموعة من العناصر الهامة، التي تحتاج الشركات الرجوع إليها للتعرف على أسباب الإشعارات الدائنة وتحليلها، مثل ما يلي:
- بيانات البائع والمشتري: مثل الأسماء والعناوين وأرقام الجوال وغيرها.
- التاريخ: يشمل يوم وساعة إصدار إشعار المدين.
- رقم إشعار الدائن: الرقم التعريفي الفريد الذي تم تسجيل الإشعار به في الدفاتر.
- رقم الفاتورة المرجعي: يُقصد به رقم الفاتورة التي تم إصدار الإشعار لتعديلها.
- سبب الإصدار: يوجد أسباب عديدة مثل الأخطاء أو الخصومات أو المرتجعات.
- المبلغ المُسترد: قيمة المبلغ الذي يسترده المُشتري من البائع.
- التوقيع: توقيع الشخص الذي قام بإصدار إشعار المدين.
استخدام الإشعار الدائن
تكمن أهمية الإشعار الدائن، في استخدامه لتعديل بعض فواتير المبيعات السابقة؛ لأسباب عديدة، على النحو التالي:
- إرجاع المنتجات: بعد إصدار فاتورة المبيعات لعميل ما، له الحق في إعادة المنتجات أو بعضها، والحصول على قيمتها المالية، وهنا يتم استخدام الإشعار الدائن؛ لتوثيق إعادة المبالغ المالية للعميل.
- تصحيح الفواتير: قد يتم إصدار فاتورة مبيعات، ومن ثم يتم اكتشاف أنه يوجد بها أخطاء محاسبية أو أخطاء في الكميات أو أخطاء في السعر، ويُساهم إشعار الدائن في تصحيح هذه الأخطاء.
- خصم بعد البيع: في حال أصدر البائع الفاتورة، ورغب في منح العميل خصم ما، فإنه يستطيع تعديل الفاتورة، من خلال إصدار إشعار دائن بكافة التفاصيل.
معالجة الإشعار الدائن مُحاسبيًا
ينتج Credit Note، عن مرتجعات المبيعات أو الأخطاء في الفواتير أو الخصومات؛ لذا بطبيعة الحال سيؤثر على الدورة المالية، ويتم معالجته محاسبيًا على النحو التالي:
- يتم إصدار الإشعار الدائن، ومن ثم يجب توثيقه في الدفاتر المحاسبية؛ بهدف خفض المبيعات أو تقليل الإيرادات.
- إذا كان إصدار الإشعار الدائن بسبب إعادة المنتجات، يتم تعديل الفاتورة الأصلية، وخفض المبلغ المستحق على المُشتري.
- يتم تسجيل تسجيل القيد المحاسبي، من خلال تدوين المدين وقيمته (حساب المبيعات المرتجعة) والدائن وقيمته (حساب العميل).
إشعار مدين
يُترجم إلى Debit Note، ويُطلق عليه مرتجع المُشتريات أو إشعار الخصم، وهو عبارة وثيقة أو مُستند، يُصدرها المُشتري للبائع، تُفيد بتعديلات في فواتير المُشتريات الصادرة من قبل؛ لأسباب عديدة مثل إعادة المُنتجات أو حدوث زيادة في الرسوم أو أخطاء الفواتير أو أخطاء التسليم وغيرها.
استخدام الإشعار المدين
يُستخدم إشعار مدين، في العديد من الحالات، مثل ما يلي:
- استرداد المُنتجات: في حال اتفق البائع والمُشتري، على استرداد بعض المنتجات، فيجب على المُشتري إصدار إشعار مدين للبائع، بقيمة المنتجات المُستردة.
- رسوم إضافية: في بعض الأحيان، يحتاج البائع إلى إضافة رسوم إلى الفاتورة التي تم إصدارها، ويتم استخدام إشعار مدين لتوثيق الرسوم الإضافية.
- أخطاء الفواتير: في حال إصدار فواتير المُشتريات ببعض الأخطاء، فإنه يجب إصدار إشعار مدين بتصحيح هذه الأخطاء.
- زيادة في السعر: في حال اتفق البائع والمُشتري على زيادة التكلفة النهائية للفاتورة الصادرة من قبل، فإنه يتم معالجة هذه الزيادة عبر إصدار إشعار مدين.
محتويات الإشعار المدين
يحتوي إشعار مدين، على مجموعة من العناصر الهامة، على النحو التالي:
- بيانات المشتري والبائع: مثل الأسماء والعناوين وأرقام الجوال وغيرها.
- التاريخ: يشمل يوم وساعة إصدار إشعار المدين.
- رقم إشعار المدين: الرقم التعريفي الفريد الذي تم تسجيل الإشعار به في الدفاتر.
- رقم الفاتورة المرجعي: يُقصد به رقم الفاتورة التي تم إصدار الإشعار لتعديلها.
- سبب الإصدار: يوجد أسباب عديدة مثل الأخطاء أو الخصومات أو المرتجعات.
- المبلغ المُسترد: قيمة المبلغ الذي يسترده البائع من المُشتري.
- التوقيع: توقيع الشخص الذي قام بإصدار إشعار المدين.
أخطاء شائعة عن إصدار إشعار مدين
يوجد بعض الأخطاء التي يجب تجنبها، عند إنشاء أو إصدار إشعار مدين، مثل ما يلي:
- إنشاء إشعار مدين بمعلومات ناقصة أو خاطئة؛ ما ينعكس بالسلب على الحسابات الأخرى.
- التأخير في إصدار الإشعار المدين، يؤدي إلى فقدان الثقة مع العملاء؛ ما يؤثر بالسلب على المؤسسة.
- عدم الامتثال للمعايير المحاسبية في إنشاء إشعار المدين، قد يؤدي للتعرض إلى مشاكل محاسبية وقانونية.
اقرأ أيضًا: في ٥ خطوات.. كيف تنشئ إشعار دائن ومدين للفاتورة الإلكترونية؟
الفرق بين إشعار دائن ومدين
يوجد بعض الاختلافات والفروق بين إشعار دائن ومدين، يُمكن توضيحها في الجدول التالي:
| أوجه المقارنة | إشعار دائن | إشعار مدين |
| جهة الإصدار | يُصدره البائع للمُشتري. | يُصدره المُشتري للبائع. |
| الهدف | تعديل على فواتير المبيعات. | تعديل على فواتير المُشتريات. |
| النتيجة | خفض قيمة الفاتورة على المشتري والمبيعات أو الإيرادات المسجلة بالحسابات | زيادة الفاتورة لصالح البائع والمستحقات المسجلة في دفاتر البائع. |
| سبب الإنشاء أو الإصدار | إرجاع السلع أو تصحيح الفواتير أو منح خصومات للمشتري. | قيام المشتري بإعادة المنتجات أو حدوث تغير في السعر. |
| المعالجة المحاسبية | يُسجل في دفاتر المحاسبة كمدين في حساب المبيعات المرتجعة أو الإيرادات. | يسجل في دفاتر المحاسبة كمدين في حساب المستحقات على المشتري أو المورد |
خطوات إصدار إشعار دائن ومدين
يتم إصدار إشعار دائن ومدين، من خلال مجموعة من الخطوات، مثل ما يلي:
إصدار إشعار دائن
- تحديد سبب إصدار الإشعار: تحديد السبب الذي يستدعي تخفيض المبلغ، مثل إرجاع منتج أو تطبيق خصم.
- تسجيل البيانات الأساسية: إدخال البيانات المتعلقة بالفاتورة الأصلية مثل رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار ووالمبالغ المستحقة.
- إصدار إشعار دائن: تعديل المبلغ المستحق على العميل بناءً على التعديلات، ويتم إرسال الإشعار عبر النظام أو الوثائق المناسبة.
إصدار إشعار مدين
- تحديد سبب إصدار الإشعار: تحديد السبب الذي يستدعي إضافة مبلغ على الفاتورة، مثل إضافة رسوم إضافية أو تعديل الأسعار.
- تسجيل البيانات الأساسية: إدخال البيانات الخاصة بالفاتورة الأصلية وتحديد المبلغ الإضافي.
- إصدار إشعار مدين: تعديل المبلغ المستحق على العميل لزيادة القيمة الأصلية، ويتم إرسال الإشعار بالشكل المناسب.
لا يوجد تعليقات